Ha Ön távkönyvelne. Vagy távkönyveltetne..

Általában azokat a fajta ügymeneteket szokás távkönyvelésnek nevezni, amikor a könyvelő az ügyfele által beszkennelt és elektronikusan megküldött bizonylatokból dolgozik. A konstrukció előnye, hogy a könyvelő-ügyfél kapcsolat nagyobbrészt elektronikus útra terelhető, hátránya ennek a fajta ügymenetnek hogy minden, nem elektronikus formában meglévő bizonylatot valakinek be kell szkennelnie, megfelelő minőségben. Ha ennek nincs akadálya, akkor már csak az a fajta félreértés jelenthet buktatót amikor a beszkennelt és megküldött bizonylat  eredeti példányát azonnal le is darálják, merthogy arra már nincs szükség, viszont az adóhatóság az "eredeti példány"-t keresi...

Nos, mi magunk is vállalkozunk távkönyvelésre (sőt, az utóbbi időben leginkább erre vállalkozunk), az ebben szerzett tapasztalatok alapján pedig úgy látjuk hogy a  Visual Flexprof (Vfp) a nálunk előfizethető hosting szolgáltatásban kiválóan alkalmas a távkönyvelés támogatására, ezért ajánljuk könyvelő kollégáink és könyveltető ügyfelek számára is!

Egy lehetséges távkönyvelési ügymenet nagyonegyszerű vállalkozások számára:

1. ha a vállalkozó talál egy bizonylatot vagy annak látszó tárgyat, beszkenneli, és megküldi e-mailben a könyvelőcégnek. A könyvelőcég eldönti hogy az a dolog valóban egy bizonylat-e, ha igen, feltölti a Vfp szerverre amin könyvel, csatolja a bizonylatot a programban mint számla vagy mint bankszámlakivonat stb.
2. a vállalkozás örül, mert nem kellett a könyvelővel időpontot egyeztetni, nem kellett a bizonylatot elcipelni, stb.
3. a könyvelő is örül mert nem kellett időpontot egyeztetni a vállalkozó nem késett el emiatt nem futott össze a következő ügyféllel aki megsértődött mert nem vele foglalkozott stb.
4. év végén beszámolókészítés előtt vagy az esetleges évközi áfa kiutaltatás vagy más évközi adóellenőrzés előtt a vállalkozás leadja az eredeti bizonylatokat is a könyvelőcégnek, aki ellenőrzi hogy minden meg van hiteles formában is, esetleg nem kerül-e elő valamiféle meglepetés
5. és mehet minden dosszié le a pincébe vagy valami gazdaságos tárolóhelyre, mert bármit ki kell keresni, az néhány kattintással elővehető a kompjuterből

Egy lehetséges ügymenet magukat komolyan vevő, fejlődési potenciállal rendelkező vállalkozások számára:

1. a vállalkozás is kap egy Vfp hozzáférést, és a könyvelő is. A vállalkozás pénzügyese Vfp-ben számláz, abban vezeti a pénztárat, a bejövő számlákat és a bankbizonylatokat előrögzíti, a szkennelt bizonylatokat feltölti a Vfp szerverre és csatolja az ott rögzített számlákhoz más bizonylatokhoz. Az eredeti bizonylatokat a Vfp-ben kapott bizonylatszám alapján lefűzi
2. a pénzügyes a könyvelő segítsége nélkül is a Vfp-ben követi a kintlévőségeket, fizetnivalókat, abból küldi ki az esetleg szükséges egyenlegközlőket, fizetési felszólításokat
3. a könyvelő saját irodájában ellenőrzi és javítja az előrögzített tételeket - gombnyomásra láthatja a bizonylatot - aztán időnként rákattint a "könyvelés" gombra
4. beszámolókészítés előtt érdemes ebben az esetben is átlapozni az eredeti bizonylatos dossziét
5. a vállalkozás vezetője is kaphat egy hozzáférést a Vfp-hez, így úgy tudja követni a pénzügyi helyzetét hogy ahhoz nem kell a pénzügyes kolléganőtől listákat kérnie, tájékozódhat a cég eredményességéről fizetendő áfáról, vagy hogy egyáltalán mennyire is naprakész a könyvelése
6. hát perszehogy kaphat egy hozzáférést a könyvvizsgáló (vagy az adótanácsadó), akár csak arra az egy hónapra is. Így nem fogja egy hétig elfoglalni a tárgyalót és nem fogja megduplázni az éves papírfelhasználást a fénymásológépben mert dolgozhat otthonról, ha éppen nyomtatni szeretne azt megteheti a saját nyomtatójáról a saját költségére vagy éppen mentheti a bizonylatokat vagy listákat elektronikusan saját magánál. A vállalkozás-könyvvizsgáló kapcsolat távkönyvelés esetén egészen újszerű szintre léphet...
    

Szeretné kipróbálni? Kattintson ide ha belépne egy online demó rendszerbe, esetleg ide ha képeket nézegetne, vagy kattintson ide ha inkább időpontot egyeztetne egy helyszíni demóra:  kivetítős prezentációt ugyan nem vállalunk viszont megmutatjuk a szoftver használatát és lehetőségeit egy éles rendszeren. Mert ez tényleg működik, nem csak beszélünk róla...